AEGEE-Passau – Travel Reimbursement – Neuregelung ab 2018
Mit dem Travel Reimbursement möchten wir möglichst viele Mitglieder bei internationalen Events finanziell unterstützen.
Generelle Informationen:
– Bei Besuch eines AEGEE Events im Ausland kann, als AEGEE-Passau Mitglied und eingeschriebener Student der Universität Passau, ein Antrag auf Travael Reimbursement für entstandene Reisekosten, eingereicht werden
– Beantragungszeitraum: WS: 01.10. – 31.03. / SS: 01.04. – 30.09.
– Antrag jeweils für maximal 2 Events pro Semester: 1 Freizeitevent 1 offizielles Event.
- Freizeitevents: Summer Universities, Summer Events, etc
- Offizielle Events: Agora, EPM, NWM
- Bei nicht offensichtlich zuordenbaren Events, entscheidet das Präsidium im Einzelfall
Voraussetzungen:
– Für die Erstattung soll AEGEE Passau ein Beitrag zu Gute kommen.
- Der Beitrag besteht darin sich als Helper, Organizer, oder Host an einer der Working Groups oder an einem der Events von AEGEE Passau aktiv zu beteiligen; ebenso Tätigkeit als Boardmitglied möglich.
- Zusätzlich soll einer der drei nachfolgenden Beiträge geleistet werden:
- Bericht (ca. 1 Seite) über das Event (deutsch + englisch) mit einem Foto (für unsere Homepage).
- Präsentation (ca. 10 Min.) über das Event an einem unserer Donnerstagstreffen.
- Für unseren Newsletter und unsere Social-Media-Kanäle (Facebook, Instagram): Beiträge, Bilder oder Videos. Mehrere AEGEE-Passau Mitglieder die am selben Event teilgenommen haben, können einen der drei Beiträge zusammen leisten.
Formalia:
– Antrag muss in dem Semester gestellt werden in dem das Event stattgefunden hat.
– Fristende der Beantragung ist das Ende des jeweiligen Semesters, danach erfolgt keine Erstattung mehr.
– AEGEE Mitglieder können für das nachfolgende Semester nach Verlassen der Uni Passau für Events Travel Reimbursement beantragen
– Das ausgefüllte Travel Reimbursement Formular (s. unten) und Nachweise für sämtliche Reisekosten, die in die Erstattung einfließen sollen, müssen dem Treasurer fristgerecht in einer PDF übermittelt werden oder ausgedruckt ausgehändigt werden. Als Reisekosten gelten Teilnahmegebühren des jeweiligen Events, Flug-, Zug- oder Bustickets sowie Kosten vergleichbarer Transportmittel außer ÖPNV
Antrag: Travel Reimbursement Antrag
(Anträge werden nur noch per Google Form entgegengenommen)
Bemessung der Erstattung:
– Erstattung 50% der Reisekosten und der Teilnahmegebühr, jedoch maximal 50 € pro Event
– Ausnahme: Vertretung von AEGEE-Passau als Delegate bei der AGORA:
- 50 % der Reisekosten, jedoch maximal 100 € pro Agora
- Erstattung der Teilnahmegebühr in voller Höhe (bis 80€ maximal)
- Voraussetzung: Delegates präsentieren in Abstimmung mit dem
Board die Agora an einem unserer Donnerstagstreffen
- Voraussetzung: Delegates präsentieren in Abstimmung mit dem